Автоматизация бюджетирования предприятий

Такой важный для собственников любой компании и ее менеджеров вопрос, как своевременное получение достоверной финансовой информации, напрямую зависит от успешности проекта по автоматизации бюджетирования организации . Однако прежде чем говорить об автоматизации, необходимо наладить непосредственно процесс бюджетирования, т.е. принять определенный порядок составления бюджета и его утверждения, а также вести управленческий учет, который обеспечивал бы получение соответствующих действительности данных о реальном исполнении бюджета.

Базовым этапом автоматизации бюджетирования является использование функций Microsoft Excel. Однако в определенный момент функционал электронных таблиц перестает соответствовать все возрастающим требованиям финансового планирования и встает вопрос о внедрении специализированной системы бюджетирования, либо же об использовании для этих целей отдельных функций комплексной автоматизированной системы предприятия.

Критерии выбора системы бюджетирования

1. Пригоден ли функционал системы для составления, анализа и контроля над бюджетами организации. Все отдельные элементы бюджета предполагается сводить в единую непростую модель, при этом работа над элементами должны синхронизироваться (при изменении данных любые связанные с ними показатели должны меняться автоматически).
2. Возможность одновременной работы: система должна позволять нескольким специалистам синхронно работать над подготовкой, корректировкой и утверждением бюджетов, а также над контролем их исполнения.
3. Возможность импорта информации в автоматизированную систему бюджетирования из уже имеющихся в компании учетных систем и возможность сравнения плановых показателей с фактическими.
4. Возможность аккумуляции и анализа полученных данных и получения прогнозов при наличии изначально требуемых условий.
5. Возможна ли самостоятельная настройка системы пользователями, затруднит ли ее внедрение обслуживание компьютеров, придется ли для ее эксплуатации использовать ит-аутсорсинг или достаточно будет собственных кадровых ит-ресурсов.
6. Степень защищенности системы, устойчивость ее к взлому, возможность гибкого доступа к информации. Финансовые данные должны быть защищены как никакие другие, поскольку их утечка ставит под угрозу функционирование компании в целом и может привести к потере ее репутации и полному краху на рынке.
7. Масштаб системы, ее способность обслуживать постоянно растущий объем информации без ущерба уровню производительности.

Решение о том, какую систему выбрать – специализированную или комплексную – базируется на подвижности, нестандартности бизнес-процессов компании, поскольку от этого зависит, какая степень гибкости требуется от внедряемой системы. Основным преимуществом специализированных программных продуктов является акцент на автоматизации конкретных функций (составление бюджета, сопоставление плановой информации с фактическими данными, прогнозирование и т.д.). Однако стоит учитывать, что внедрение специализированной системы предполагает настройку процесса обмена информацией с уже функционирующими учетными системами, что может оказаться трудоемким и затратным процессом. Использование же конкретного модуля из комплексной системы автоматизации решает проблему обмена данными, но подобные модули зачастую не приспособлены для целей финансового планирования и распределения бюджетов.

Проработка бюджетной модели

От детальности проработки бюджетной модели организации зависит стоимость внедрения автоматизированной системы и продолжительность процесса ее внедрения, а также удобство работы. Если предполагается внедрение дополнительных функций планирования бюджетов, то стоит готовиться и к дополнительным финансовым затратам на внедрение. Однако для компаний с устойчивыми бизнес-процессами подобная проблема не является актуальной благодаря единому порядку составления бюджетов и их согласования. Если же компания совмещает в себе несколько разных аспектов бизнеса (например, производственная организация, осуществляющая и торговую деятельность), то процессы бюджетирования в этих аспектах могут различаться. В таких случаях должна существовать возможность взаимосвязи между отдельными бюджетами, а также возможность их консолидации.